Verantwortliche im Sinne der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)
Für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in Zusammenhang mit der Nutzung von "Zoom" ist die MeVis Medical Solutions AG verantwortlich. Nachfolgend möchten wir Sie näher über den Umfang der Datenverarbeitung informieren.
Beschreibung der Datenverarbeitung, Zwecke und Datenarten
Zur Durchführung von Online Seminaren sowie von Telefon- und Videokonferenzen (nachfolgend: "Online Meetings") nutzen wir die Videokonferenzplattform "Zoom".
Je nach Art und Umfang der Nutzung von "Zoom" werden verschiedene Arten von Daten verarbeitet. Hierzu gehören insbesondere:
Erforderliche Daten und Funktionen
Um an einem Online Meeting teilnehmen zu können, benötigen Sie einen Zugangslink. Diesen erhalten Sie entweder vom Gastgeber (Host) per E-Mail oder Sie finden Ihn auf der Internetseite zu der jeweiligen Veranstaltung. Bei der Einwahl in das Online Meeting müssen Sie lediglich Ihren Namen angeben.
Darüber hinaus verarbeitet die Plattform Benutzerdaten, die für die Bereitstellung sowie technische Unterstützung und Verbesserungen der zur Verfügung gestellten Dienste erforderlich sind. Hierzu gehören insbesondere technische Daten zu Ihren Geräten, Ihrem Netzwerk und Ihrer Internetverbindung, wie z.B. IP-Adresse, MAC-Adresse, andere Geräte-IDs (UDID), Gerätetyp, Betriebssystemtyp und -version, Client-Version, Kameratyp, Mikrofon oder Lautsprecher, Art der Verbindung.
Freiwillige Angaben und Funktionen
Weitere Angaben zu Ihrer Person können Sie machen, müssen es aber nicht. Zudem steht es Ihnen frei, während des Online Meetings die Chat- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Auch Ihre Kamera und Ihr Mikrofon können Sie selbst ein- und ausschalten.
Wenn Sie die Chat- oder Umfragefunktionen nutzen, werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im Online Meeting anzuzeigen. Wenn Sie Ihre Kamera oder Ihr Mikrofon einschalten, werden die eingehenden Signale von Ihrem Mikrofon und von Ihrer Videokamera in den Meetingraum übertragen. Zu Beginn des Meetings sind Ihre Kamera und Ihr Mikrofon standardmäßig ausgeschaltet.
Beachten Sie bitte, dass sämtliche Informationen, die Sie oder andere während eines Online Meetings hochladen, bereitstellen oder erstellen, zumindest für die Dauer des Meetings verarbeitet werden. Hierzu gehören insbesondere Chatnachrichten, hochgeladene Dateien, Whiteboards und andere Informationen, die während der Nutzung des Dienstes geteilt werden.
Sonstige Funktionen
Sofern es zur Protokollierung von Ergebnissen eines Online Meetings erforderlich ist, können Chatinhalte protokolliert werden. Dies betrifft jedoch nur "öffentliche" Chats und die direkt an die Hosts gerichteten Nachrichten. Inhalte privater Chats werden nicht protokolliert.
Sofern wir Online Meetings aufzeichnen möchten, werden wir Ihnen dies im Vorfeld mitteilen. Sofern eine Aufzeichnung stattfindet, werden die Teilnehmer des Online Meetings systemseitig sowohl per Video als auch per Audio hierüber informiert.
Weitere Datenschutzinformationen zu der Plattform finden Sie in den Datenschutzhinweisen von "Zoom":
https://zoom.us/de-de/privacy.html
Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung
Sofern Ihre Teilnahme an dem Online Meeting zur Erfüllung eines zwischen Ihnen und uns geschlossenen Vertrags erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung Ihrer Daten auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. Entsprechendes gilt, wenn das Online Meeting der Durchführung von vorvertraglichen Maßnahmen dient, die auf Ihre Anfrage erfolgen.
Ist die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit der Nutzung von "Zoom" weder zur Erfüllung eines Vertrages noch zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse gilt hierbei in der Aufrechterhaltung von ortsunabhängiger Kommunikation, der Pflege geschäftlicher Kontakte und der Erbringung geschuldeter Leistungen.
Sofern Sie bei der Nutzung des Tools freiwillig Angaben zu Ihrer Person machen oder freiwillig nicht zwingend erforderliche Funktionen nutzen, erfolgt die damit einhergehende Datenverarbeitung auf Grundlage Ihrer widerrufbaren Einwillung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) 7, DSGVO. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Bitte beachten Sie, dass Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, davon nicht betroffen sind.
Weitergabe Ihrer Daten
Wir übermitteln Ihre Daten grundsätzlich nicht an Dritte. Eine Weitergabe erfolgt nur, sofern die Daten gerade zur Weitergabe bestimmt sind, Sie vorher ausdrücklich in die Übermittlung eingewilligt haben oder wir aufgrund gesetzlicher Vorschriften hierzu verpflichtet bzw. berechtigt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus Online Meetings wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, Informationen mit anderen Personen zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.
Bei der Verarbeitung Ihrer Daten unterstützt uns Zoom Video Communications Inc. als externer Dienstleister und Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO. Als Auftragsverarbeiter verarbeitet Zoom Video Communications Inc. Ihre Daten streng weisungsgebunden und aufgrund eines gesondert geschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrages.
Die Datenverarbeitung kann dabei auch außerhalb der EU bzw. des EWR stattfinden. Im Hinblick auf Zoom Video Communications Inc. kann ein angemessenes Datenschutzniveau gemäß Art. 45 Abs. 1 durch Teilnahme am Privacy Shield-Abkommen sowie gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c) DSGVO durch die Verwendung von EU-Standardvertragsklauseln angenommen werden.
Löschung Ihrer Daten
Wir verarbeiten Ihre Daten grundsätzlich nur solange, wie sie für die Zwecke, für die sie erhoben worden sind, erforderlich sind. Daher werden die Daten, die wir von Ihnen als Teilnehmer eines Online Meetings verarbeiten, unverzüglich nach Beendigung des Meetings gelöscht, es sei denn, die Verarbeitung bzw. Speicherung Ihrer Daten ist zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungsfristen kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht. Wenn Sie als Gastgeber einen eigenen "Zoom" Account haben, dann können Sie diesen in der Regel selbst löschen.
Ihre Rechte als betroffene Person
Sie haben gemäß Art. 15 DSGVO uns gegenüber ein Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigung unrichtiger Daten gemäß Art. 16 DSGVO oder auf Löschung, sofern einer der in Art. 17 DSGVO genannten Gründe vorliegt, z.B. wenn die Daten für die verfolgten Zwecke nicht mehr benötigt werden. Sie haben zudem das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, wenn eine der in Art. 18 DSGVO genannten Voraussetzungen vorliegt und in den Fällen des Art. 20 DSGVO das Recht auf Datenübertragbarkeit.
In Fällen, in denen wir Ihre personenbezogenen Daten auf der Rechtsgrundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO verarbeiten, haben Sie zudem das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn es liegen nachweisbar zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vor, die gegenüber Ihren Interessen, Rechten und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Ihre Datenschutzrechte können Sie hier geltend machen:
Sie haben zudem das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt. Das Beschwerderecht kann insbesondere bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat des Aufenthaltsorts der betroffenen Person oder des Ortes des mutmaßlichen Verstoßes geltend gemacht werden.
Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
Bei der Erfüllung unserer datenschutzrechtlichen Pflichten werden wir von unserem Datenschutzbeauftragten unterstützt. Die Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten lauten:
Peter Suhren
FIRST PRIVACY GmbH
Ein Unternehmen der
datenschutznord Gruppe
Konsul-Smidt-Str. 88
28217 Bremen
Deutschland
www.first-privacy.com
office(at)first-privacy.com
Tel. +49 421-69 66 32 80
Fax +49 421-69 66 32 11